Hoe haal je als organisatie het meeste uit flexvrijwilligers?

Artikel geschreven door Gerbrand Holland van Deedmob

“Ze hebben er geen zin meer in.” “Jongeren van nu hebben het veel te druk.” Zomaar een paar voorbeelden van veelgehoorde klachten over het tekort aan vrijwilligers. Maar klopt het wel, wat hier gezegd wordt? Is er wel sprake van een tekort? 

Natuurlijk, er is heel wat veranderd in de wereld van het vrijwilligerswerk. En precies daarom is het verstandig om mee te bewegen. In de praktijk zien we namelijk dat veel mensen nog altijd iets bij willen dragen – zolang vrijwilligerswerk maar flexibel wordt aangeboden. Als ontvangende organisatie loont het echt de moeite om hier energie in te steken. Daarbij is het cruciaal dat je takenaanbod aansluit bij de nieuwe generatie vrijwilligers én bij de behoeften van jouw stichting of vereniging.

Stap 1: Maak de balans op

Flexibilisering van je vacatureaanbod begint met een uitgebreide inventarisatie. Hierbij kijk je naar de huidige behoeften van je organisatie op het gebied van vrijwilligerswerk, en hoe die nu worden vervuld. Hoeveel vrijwilligers zijn er? Hoeveel uur werken zij? Welke taken worden er op dit moment uitgevoerd? Zijn er mensen die specialistische werkzaamheden verrichten? Wat zijn de wensen van de vaste vrijwilligers op de lange termijn? Zijn er nieuwe vacatures of komen er binnenkort functies vrij?

Stap 2: Kijk op een andere manier naar je taken

Uit onderzoek blijkt dat veel nieuwe vrijwilligers – of het nu gaat om jongeren of mensen met een drukke baan – absoluut openstaan voor vrijwilligerswerk, zolang de functies en taken duidelijk zijn afgebakend. Een klus moet een begin en eind hebben, en een heldere scope. Mensen zetten zich dus nog altijd graag in voor een organisatie, maar willen zich niet voor onbepaalde tijd aan een functie verbinden. Vrijwilligerswerk is oké, maar moet niet samengaan met een langdurige of ingrijpende verplichting. Om hier als organisatie effectief op te reageren, is het belangrijk om je personele bezetting en vacaturegraad eens goed te bekijken. Welke functies of taken kunnen worden verlicht met de inzet van vrijwilligers? Deel die taken op in kleine brokjes, zodat meerdere vrijwilligers op projectbasis aan de slag kunnen. Zo kun je als dierenopvang misschien meerdere flexvrijwilligers inzetten om de faciliteiten op te knappen. Wel plannen, maar geen geld voor een activiteit? Met een team van flexkrachten, elk met een eigen netwerk, wordt sponsorwerving al snel leuker en effectiever! Leidinggevenden van de ontvangende organisatie hoeven zich niet te laten afschrikken door het idee dat er meer mensen nodig zijn om hetzelfde werk te doen: de nieuwe energie die een groep flexvrijwilligers met zich meebrengt, zorgt er vaak voor dat het werk in korte tijd wordt afgerond.

Het herverdelen of opknippen van taken is daarom de tweede belangrijke stap op weg naar flexibele vrijwilligersvacatures. Zorg ervoor dat de functies aan een aantal eisen voldoen – ook als het hele project in één dag wordt afgerond. Om flexvrijwilligers te verleiden, moeten de taken/functies:

- duidelijk omschreven zijn (een vrijwilliger kan best gevarieerde taken krijgen, zolang die tot eenzelfde domein behoren);

- binnen de gestelde termijn voltooid kunnen worden;

- een grote kans op succes en tevredenheid hebben;

- ruimte laten voor eigen initiatief/ideeën;

- de mogelijkheid hebben om groepsgewijs te worden uitgevoerd.

Stap 3: Je coaching

Ten derde is het belangrijk om een goede begeleiding te bieden aan je flexvrijwilligers. Ze kennen je organisatie vaak nog niet en zijn er maar voor even, maar willen in die tijd wel het gevoel krijgen dat ze echt een bijdrage leveren aan de doelstellingen van je organisatie.

Zorg er daarom voor dat de flexvrijwilligers een vaste contactpersoon hebben; iemand die hen leert kennen en weet over welke vaardigheden ze beschikken. Hier snijdt het mes aan twee kanten: de vrijwilligers voelen zich gekend en gewaardeerd, en je organisatie kan hen gerichter en effectiever inzetten. En op termijn kunnen ze ook hun vaardigheden aan anderen leren!

Daarbij zijn vrijwilligers succesvoller als ze hun specifieke vaardigheden kunnen toepassen en de organisatie feedback kunnen geven over de taak of het project dat ze uitvoeren. Die feedback is weer van groot belang om de flexibele vacatures te verbeteren en zo nieuwe flexvrijwilligers aan te trekken.

Maar is het echt je tijd waard?

Dit alles vraagt om een flinke inspanning van je organisatie. Het opzetten en beheren van activiteiten, speciaal voor flexibele vrijwilligers, kost tijd – en vaak ook extra geld. En dan is er nog het probleem dat sommige flexibele functies gewoon niet passen bij de bestaande arbeidscontracten van een organisatie. Zo merken onderzoekers Paine, Malmersjo en Stubbeop dat het in Nederland niet mogelijk is om in de weekenden vrijwilligerswerk te doen in verzorgingshuizen, omdat activiteitenbegeleiders (betaalde krachten) niet aanwezig zijn. 

Als schakel tussen organisaties en vrijwilligers vinden we het bij Deedmob dan ook niet vreemd dat veel stichtingen en verenigingen zich afvragen of het wel zinvol is om flexvrijwilligers in te zetten. Worden er zo wel voldoende vrijwilligers geworven? En komen ze regelmatig terug? 

Voor de meeste organisaties is het antwoord: ja. Onderzoekers Handy en Brudney stellen bovendien dat "organisaties het zich eenvoudigweg niet kunnen veroorloven de nieuwe vrijwilligers en hun vraag naar onregelmatige mogelijkheden te negeren. Ook al lijkt het rendement voor de organisatie – althans op de korte termijn – soms twijfelachtig, op de langere termijn is het gewoon onwaarschijnlijk dat organisaties het niveau van betrokkenheid bereiken dat ze nodig hebben als ze de manier waarop ze vrijwilligers inzetten niet veranderen."

Deedmob is in het spel om organisaties aan vrijwilligers te koppelen. Als zodanig begrijpen we dat veel non-profits twijfels hebben over het inschakelen van microvrijwilligers. Kun je genoeg vrijwilligers vinden om de klus te klaren? Komen ze wel terug?

Voor de meeste organisaties is het antwoord een volmondig ja. Bovendien merken de onderzoekers Handy en Brudney op dat non-profitorganisaties "het zich niet kunnen veroorloven [episodische vrijwilligers] te negeren". En "... vrijwilligerscoördinatoren worden steeds vaker geconfronteerd met mensen die alleen voor kortere en zeer welomschreven taken willen helpen."

Hoogleraar Vrijwilligerswerk en Strategische Filantropie Lucas Meijs van de Erasmus Universiteit zegt in een recent artikel dat "de vrijwilligersenergie in Nederland uit de grond spuit", maar dat vrijwilligers vaak niet op de juiste plek terechtkomen. Ze vinden geen passende, tijdelijke functie – simpelweg omdat ze vaak niet weten dat zo'n aanbod bestaat.

Meijs legt ook uit dat de ervaring leert dat flexvrijwilligers relatief vaak terugkeren voor een nieuw project. Ook wordt een deel van de flexibele vrijwilligers wel degelijk vaste vrijwilliger bij een organisatie. Onderzoek bevestigt dit: een groot deel van de flexvrijwilligers is ergens ook actief als vaste vrijwilliger.

Als je als ontvangende organisatie futureproof wilt zijn, is het dus eigenlijk geen optie om niet met flexvrijwilligers te werken. Maar let op: verkeerd werven is net zo vruchteloos als helemaal niet werven. Om het maximale te halen uit je geïnvesteerde tijd en geld (lees: nieuwe, enthousiaste vrijwilligers binnen te halen), volg je het beste de drie bovenstaande stappen.